Главная » Электроника » Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Введение

Многие люди, годами используя Microsoft Excel, даже не подозревают о возможностях программы, упрощающих работу с таблицами. В этой статье мы рассмотрим несколько особо примечательных функций:

Когда вы подготавливаете каталог товаров с ценами, было бы неплохо побеспокоиться об удобстве его использования. Большое количество позиций на одном листе вынуждает использовать поиск, но что, если пользователь только делает выбор и не имеет представления о наименовании? В Интернет-каталогах проблема решается созданием групп товаров. Так почему бы и в книге Excel не сделать так же?

Организовать группировку достаточно просто. Выделите несколько строк и нажмите кнопку Группировать на вкладке Данные (см. рис. 1).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 1 – Кнопка группировки

Затем укажите тип группировки – по строкам (см. рис. 2).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 2 – Выбор типа группировки

В итоге мы получаем… не то, что нам нужно. Строки товаров объединились в группу, указанную под ними (см. рис. 3). В каталогах обычно сначала идёт заголовок, а потом содержимое.



Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Это отнюдь не ошибка программы. Видимо, разработчики посчитали, что группировкой строк занимаются в основном составители финансовой отчётности, где итоговый результат выводится в конце блока.

Чтобы группировать строки вверх нужно изменить одну настройку. На вкладке Данные нажмите на маленькую стрелочку в нижнем правом углу раздела Структура (см. рис. 4).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 4 – Кнопка, отвечающая за вывод окна настроек структуры

В открывшемся окне настроек снимите флажок с пункта Итоги в строках под данными (см. рис. 5) и нажмите кнопку ОК.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 5 – Окно настроек структуры

Все группы, которые вы успели создать, автоматически изменятся на верхний тип. Разумеется, установленный параметр повлияет и на дальнейшее поведение программы. Однако снимать этот флажок вам придётся для каждого нового листа и каждой новой книги Excel, т.к. разработчики не предусмотрели глобальной установки типа группировки. Точно также нельзя использовать различные типы групп в пределах одной страницы.



После того, как вы распределили товары по категориям, можно собрать категории в более крупные разделы. Всего предусмотрено до девяти уровней группировки.

Неудобство при использовании данной функции заключается в необходимости нажимать кнопку ОК во всплывающем окошке, а собрать несвязанные диапазоны за один подход не удастся.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 6 – Многоуровневая структура каталога в Excel

Теперь вы сможете раскрывать и закрывать части каталога, щёлкая по плюсам и минусам в левой колонке (см. рис. 6). Чтобы развернуть весь уровень, нажмите на одну из цифр в верхней части.

Чтобы вывести строки на более высокий уровень иерархии, воспользуйтесь кнопкой Разгруппировать вкладки Данные. Полностью избавиться от группировки можно при помощи пункта меню Удалить структуру (см. рис. 7). Будьте внимательны, отменить действие невозможно!

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 7 – Снимаем группировку строк

Достаточно часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость закрепить некоторые области листа. Там могут располагаться, например, заголовки строк / столбцов, логотип компании или другая информация.

Если вы закрепляете первую строку или первый столбец, то всё очень просто. Откройте вкладку Вид и в раскрывающемся меню Закрепить области выберите соответственно пункты Закрепить верхнюю строку или Закрепить первый столбец (см. рис. 8). Однако одновременно и строку, и столбец таким образом заморозить не удастся.



Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 8 – Закрепляем строку или столбец

Чтобы снять закрепление, выберите в том же меню пункт Снять закрепление областей (пункт заменяет собой строку Закрепить области, если на странице применена заморозка).

А вот закрепление нескольких строк или области из строк и столбцов осуществляется не так прозрачно. Вы выделяете три строки, щёлкаете по пункту Закрепить области, и… Excel замораживает только две. Почему так? Возможен ещё более плохой вариант, когда области закрепляются непредсказуемым образом (например, вы выделяете две строки, а программа ставит границы после пятнадцатой). Но не будем списывать это на недосмотр разработчиков, потому что единственный правильный вариант использования данной функции выглядит по-другому.

Вам нужно щёлкнуть мышью по ячейке ниже строк, которые вы хотите закрепить, и, соответственно, правее закрепляемых столбцов, а уже потом выбрать пункт Закрепить области. Пример: на рисунке 9 выделена ячейка B 4. Значит, закрепляться будут три строки и первый столбец, которые останутся на своих местах при прокрутке листа как по горизонтали, так и по вертикали.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 9 – Закрепляем область из строк и столбцов

Вы можете применить фоновую заливку для закреплённых областей, чтобы указать пользователю на особенное поведение данных ячеек.

Представьте такую ситуацию: вы несколько часов работали над набором таблицы в Excel и вдруг поняли, что неверно спроектировали структуру – заголовки столбцов следовало бы расписать по строкам или строки по столбцам (это не имеет значения). Набирать всё вручную заново? Ни за что! В Excel предусмотрена функция, позволяющая осуществить поворот листа на 90 градусов, переместив таким образом содержимое строк в столбцы.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 10 – Исходная таблица

Итак, мы имеем некоторую таблицу, которую нужно повернуть (см. рис. 10).

  1. Выделяем ячейки с данными. Выделяются именно ячейки, а не строки и столбцы, иначе ничего не получится.
  2. Копируем их в буфер обмена сочетанием клавиш ltCtrl + Cgt или любым другим способом.
  3. Переходим к пустому листу или свободному пространству текущего листа. Важное замечание: вставлять поверх текущих данных нельзя!
  4. Вставляем данные комбинацией клавиш ltCtrl + Vgt и в меню параметров вставки выбираем вариант Транспонировать (см. рис. 11). Как вариант, вы можете использовать меню Вставить со вкладки Главная (см. рис. 12).


Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 11 – Вставка с транспонированием

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 12 – Транспонирование из главного меню

Вот и всё, поворот таблицы выполнен (см. рис. 13). При этом форматирование сохраняется, а формулы изменяются в соответствии с новым положением ячеек – никакой рутинной работы не потребуется.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 13 – Результат после поворота

Иногда возникает ситуация, когда вы не можете найти нужную формулу среди большого количества ячеек, либо просто не знаете, что и где следует искать. В этом случае вам пригодится возможность вывести на лист не результат вычислений, а исходные формулы.

Нажмите кнопку Показать формулы на вкладке Формулы (см. рис. 14), чтобы изменить представление данных на листе (см. рис. 15).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 15 – Теперь на листе видны формулы, а не результаты расчёта

Если вам трудно сориентироваться по адресам ячеек, отображаемым в строке формул, нажмите кнопку Влияющие ячейки со вкладки Формулы (см. рис. 14). Зависимости будут показаны стрелками (см. рис. 16). Для использования этой функции сначала следует выделить одну ячейку.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 16 – Зависимости ячейки показаны стрелками

Скрываются зависимости нажатием кнопки Убрать стрелки.

Достаточно часто в книгах Excel встречаются длинные надписи, не помещающиеся в ячейку по ширине (см. рис. 17). Можно, конечно, раздвинуть столбец, но не всегда этот вариант приемлем.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 17 – Надписи не помещаются в ячейки

Выделите ячейки с длинными надписями и нажмите кнопку Перенос текста на Главной вкладке (см. рис. 18), чтобы перейти к многострочному отображению (см. рис. 19).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 19 – Многострочное отображение текста

Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст в ячейках нужно было разместить не по горизонтали, а по вертикали. Например, чтобы подписать группу строк или узкие столбцы. В Excel 2010 имеются средства, позволяющие повернуть текст в ячейках.

В зависимости от своих предпочтений вы можете пойти двумя путями:

  1. Сначала создать надпись, а потом её повернуть.
  2. Настроить поворот надписи в ячейке, а потом ввести текст.

Варианты различаются незначительно, поэтому рассмотрим только один из них. Для начала я объединил шесть строк в одну при помощи кнопки Объединить и поместить в центре на Главной вкладке (см. рис. 20) и ввёл обобщающую надпись (см. рис. 21).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 20 – Кнопка объединения ячеек

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 21 – Сначала создаём горизонтальную подпись

Далее опять же на Главной вкладке щёлкаем по кнопке направления текста и в раскрывающемся списке выбираем пункт Повернуть текст вверх (см. рис. 22).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 22 – Кнопка поворота текста

Можно дополнительно уменьшить ширину столбца (см. рис. 23). Готово!

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 23 – Вертикальный текст ячейки

Если есть такое желание, угол поворота текста вы можете задать вручную. В том же списке (см. рис. 22) выберите пункт Формат выравнивания ячейки и в открывшемся окошке задайте произвольный угол и выравнивание (см. рис. 24).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 24 – Задаём произвольный угол поворота текста

Возможности условного форматирования появились в Excel уже давно, но к версии были значительно усовершенствованы. Возможно, вам даже не придётся разбираться в тонкостях создания правил, т.к. разработчики предусмотрели множество заготовок. Давайте посмотрим, как пользоваться условным форматированием в Excel 2010.

Первое, что нужно сделать – выделить ячейки. Далее, на Главной вкладке нажмите кнопку Условное форматирование и выберите одну из заготовок (см. рис. 25). Результат будет отображаться на листе сразу, поэтому вам не придётся долго перебирать варианты.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 25 – Выбираем заготовку условного форматирования

Гистограммы выглядят достаточно интересно и хорошо отражают суть информации о цене – чем она выше, тем длиннее отрезок.

Цветовые шкалы и наборы значков можно использовать для индикации различных состояний, например, переходы от критических затрат к допустимым (см. рис. 26).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 26 – Цветовая шкала от красного к зелёному с промежуточным жёлтым

Вы можете комбинировать гистограммы, шкалы и значки в одном диапазоне ячеек. Например, гистограммы и значки на рисунке 27 показывают допустимую и чрезмерно низкую производительность устройств.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 27 – Гистограмма и набор значков отражают производительность некоторых условных устройств

Чтобы удалить условное форматирование ячеек, выделите их и в меню условного форматирования выберите пункт Удалить правила из выделенных ячеек (см. рис. 28).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 28 – Удаляем правила условного форматирования

Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи.



Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию в большой таблице и представлять её в компактном виде. Например, из длинного списка книг можно выбрать произведения Гоголя, а из прайс-листа компьютерного магазина – процессоры Intel.

Как и большинство других операций, фильтр требует выделения ячеек. Однако выделять всю таблицу с данными не потребуется, достаточно отметить строки над нужными столбцами данных. Это значительно увеличивает удобство от использования фильтров.

После того, как ячейки выделены, на вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите пункт Фильтр (см. рис. 29).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 29 – Создаём фильтры

Теперь ячейки преобразятся в раскрывающиеся списки, где вы можете задать параметры выборки. Например, мы ищем все упоминания про Intel в столбце Наименование товара. Для этого выбираем текстовый фильтр Содержит (см. рис. 30).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 30 – Создаём текстовый фильтр

Далее, вписываем искомое слово в соответствующее поле открывшегося окна (см. рис. 31) и нажимаем кнопку ОК. В таблице будут показаны только те строки, в которых содержится нужная нам информация.



Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 31 – Создаём фильтр по слову

Впрочем, гораздо быстрее добиться того же эффекта, вписав слово в поле Поиск контекстного меню, показанного на рисунке 30. Зачем тогда вызывать дополнительное окно? Оно пригодится в том случае, если вы хотите указать несколько условий выборки или выбрать другие параметры фильтрации (не содержит, начинается с…, заканчивается на…).

Для числовых данных доступны другие параметры (см. рис. 32). Например, можно выбрать 10 наибольших или 7 наименьших значений (количество настраивается).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 32 – Числовые фильтры

Фильтры Excel предоставляют достаточно богатые возможности, сравнимые с выборкой запросом SELECT в системах управления базами данных (СУБД).

Информационные кривые (инфокривые) – нововведение в Excel 2010. Эта функция позволяет отобразить динамику изменения числовых параметров прямо в ячейке, не прибегая к построению диаграммы. Изменения в числах будут сразу же показаны на микрографике.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 33 – Инфокривая Excel 2010



Чтобы создать инфокривую, нажмите на одну из кнопок в блоке Инфокривые на вкладке Вставка (см. рис. 34), а затем задайте диапазон ячеек для построения.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 34 – Вставка инфокривой

Как и диаграммы, информационные кривые имеют множество параметров для настройки. Более подробное руководство по использованию данного функционала описано в статье Инфокривые и новые возможности условного форматирования в Excel 2010.

В статье были рассмотрены некоторые полезные возможности Excel 2010, ускоряющие работу, улучшающие внешний вид таблиц или удобство использования. При этом не имеет значения, создаёте ли вы файл сами или используете чужой – в Excel 2010 найдутся функции для всех пользователей.

Статья опубликована в рамках конкурса Microsoft Office 2010 ndash эффективное воплощение ваших идей.

О admin

x

Check Also

Коверлок – что это такое, ServiceYard-уют вашего дома в Ваших руках

Коверлок #8212 что это такое? Вы просто любите шить или занимаетесь этим? Оверлок #8212 незаменимый помощник швеи. Но не все знают, какие бывают разновидности этого устройства, и для чего они предназначены.

Коверлок и оверлок: что это такое, как выбрать для домашнего пользования, отзывы

Как сделать правильный выбор при покупке коверлока и оверлока для дома Оба устройства востребованы, в швейном деле, позволяя создавать в домашних условиях изделия, не уступающие брендовым.

Коверлок советы по выбору

ЗАРАБАТЫВАЙ ШИТЬЕМ от 1750$ в месяц! Получи через 3 минуты на свой емейл ПРАКТИЧЕСКИЙ ПЛАН из 7 основных шагов Скачай подарок - электронную книгу "8 правил успешного швейника" Ссылка будет выслана сообщением в Ваш мессенджер Если Вы решаете: Куплю коверлок!, то рекомендую прежде ознакомиться с этой статьей.

Что такое коверлок, Отличия от оверлока и как выбирать коверлок

Что такое коверлок и как его выбрать Что такое коверлок? В чем его основное отличие от оверлока? Нужен ли вообще дома коверлок и если да, то какой модели коверлок лучше купить? На эти вопросы не многие смогут ответить уверенно.

Оверлок – что такое? Швейное оборудование промышленное и бытовое

Оверлок - что такое? Швейное оборудование промышленное и бытовое Подбирая машинку для пошива одежды, рано или поздно задумываются и о покупке такого оборудования, как оверлок.

Выбираем лучшие зарядное устройство для пальчиковых аккумуляторов, обзор моделей

Подбираем зарядное устройство для пальчиковых аккумуляторов Большинство современных гаджетов – это мобильные устройства, обладающие компактными габаритами и способные работать в автономном режиме.

Как и какое выбрать зарядное устройство для автомобильного аккумулятора

Как и какое выбрать зарядное устройство для автомобильного аккумулятора. Полезные советы, а также видео версия Любой автомобильный аккумулятор нужно подзаряжать #8212 это своего рода аксиома! После пуска двигателя потери энергии восполняет генератор автомобиля, но не всегда! Например, в холодный пуск, когда температура за бортом с крайне низкими показателями -20, #8212 30 градусов.

Как выбрать зарядное устройство для батарей-аккумуляторов – статьи, обсуждения

Как выбрать зарядное устройство для аккумуляторов Простое ndash самое дешевое ЗУ. Главный недостаток ndash отсутствие функции автоматического отключения при полной зарядке аккумулятора.

Зарядное устройство для аккумуляторов Обзор, современных зарядных устройств

Юрий Сидоренко-фотограф для души! Зарядное устройство ANSMANN XC3000 Зарядное устройство для аккумуляторов Обзор, современных зарядных устройств Допустим, вы уже определились, какие выбрать аккумуляторы для ваших нужд.

Как выбрать зарядное устройство для аккумуляторных батареек

Как выбрать зарядное устройство для аккумуляторных батареек? Как выбрать зарядное устройство для аккумуляторных батареек? 6 дельных советов. Условно поделим зарядные устройства на китайские, фирменные и профессиональные.

Зарядное устройство для аккумуляторов аа, vnqdkgjr

vnqdkgjr Опубликовано в зарядное устройство для аккумуляторов аа поди поймай его, он маг второй степени! Нечеловеческие зарядные устройства китай когда-то я видел в зверинце несчастную старую обезьяну #8212 помнится, она смотрела очень похоже.

Выбор зарядного устройства для пальчиковых аккумуляторов: основные нюансы

Выбор зарядного устройства для пальчиковых аккумуляторов: основные нюансы Хорошо, что современные пальчиковые аккумуляторы настолько универсальны, что необязательно выбирать зарядное устройство точно того же производителя – можно воспользоваться любым.

Зарядные устройства для пальчиковых аккумуляторов АА

Зарядные устройства для аккумуляторов АА Наличие: есть на складе Наличие: есть на складе Наличие: есть на складе Наличие: есть на складе Наличие: есть на складе Наличие: есть на складе Наличие: есть на складе (adsbygoogle = window.

Как выбрать зарядное устройство для аккумуляторов АА, ServiceYard-уют вашего дома в Ваших руках

Как выбрать зарядное устройство для аккумуляторов АА? Многие современные гаджеты, техника работают на аккумуляторах типа АА. Они вполне практичны, долго служат, обходятся недорого.

Зарядные устройства для пальчиковых аккумуляторов типа ААА и АА

Обзор зарядных устройств для пальчиковых аккумуляторов С появлением аккумуляторных батарей, многие процессы в жизни стали легче. Особенно когда это касается пальчиковых аккумуляторов.

Как выбрать зарядное устройство для автомобильного аккумулятора

Как выбрать зарядное устройство для автомобильного аккумулятора. Все про АКБ и не только#8230 Мобильник, ноутбук, автомобиль, казалось бы, что общего у этих трех устройств? Ну первых двоих еще можно найти сходства, к примеру, автономность, мобильность, компактные размеры, а причем в этой логической цепочке автомобиль спросите вы? Все очень просто, каждый из трех вышеприведенных устройств так или иначе зависит от аккумулятора (АКБ). А еще их объединяет то, что аккумуляторная батарея каждого из них всегда садится в самый неподходящий момент.

Автомобильный зарядник: как выбрать зарядное устройство для аккумулятора

Автомобильный зарядник: как выбрать зарядку для аккумулятора Любому владельцу автомобиля приходится рано или поздно сталкиваться с неисправностью аккумулятора. Зачастую причиной отказа является разряд аккумуляторной батареи.

Как выбрать зарядное устройство для аккумулятора автомобиля и его эксплуатация

Зарядное устройство для аккумулятора автомобиля Как выбрать зарядное устройство для автомобильного аккумулятора У каждого автовладельца обязательно должно быть собственное зарядное устройство, так как наверняка, бывают периоды, когда ваш автомобиль может длительное время не эксплуатироваться, а значит, аккумулятор будет разряжен.

Какое зарядное устройство лучше всего? И как его выбрать?

Как выбрать зарядное устройство для своего гаджета! Постоянно разряженный мобильный телефон или планшет стал головной болью пользователя современной цифровой техники.

Как выбрать зеркальный фотоаппарат для любителя – советы начинающим фотографам

Как выбрать зеркальный фотоаппарат для любителя – советы начинающим фотографам Вопросом как выбрать зеркальный фотоаппарат обычно задаются начинающие фотографы и любители, которые уже имеют некоторый опыт цифровой фотографии с использованием компактных мыльниц и решили перейти на более высокий уровень для того, чтобы получать истинное удовольствие от творческого процесса фотографирования.

Как выбрать зеркальный фотоаппарат для начинающих, Stuff

Как выбрать зеркальный фотоаппарат для начинающих Статья опубликована в подразделе Советы (который является частью раздела Уроки). Если вы решили научиться фотографировать, то, прежде всего, вам необходимо приобрести зеркальный фотоаппарат.

Как – выбрать – цифровой – фотоаппарат

Выбор фото-видеотехники Как выбирать цифровой фотоаппарат Вышло так, что мне часто приходится консультировать знакомых как выбрать цифровой аппарат. Некоторыми советами по этому вопросу я хочу поделиться с Вами.

Как выбрать зеркальный фотоаппарат?

Как выбрать зеркальный фотоаппарат? Посоветовать вам что-нибудь? Главная / Материалы / Как выбрать зеркальный фотоаппарат? Как выбрать зеркальный фотоаппарат? Не знаете, какой зеркальный фотоаппарат выбрать? Мы поможем! Зеркальные фотоаппараты нынче в моде.

Фототехника – Как выбрать зеркальный фотоаппарат, Клуб экспертов DNS

Как выбрать зеркальный фотоаппарат Несколько лет назад зеркальный фотоаппарат приобретали для профессиональной съемки. Сегодня же наступило время социальных сетей, где каждый желает выделиться красивыми фото, делиться фотоотчетами с поездок и прогулок Нередко для этих целей покупают зеркальную фотокамеру.