Не пропусти
Главная » Электроника » Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Введение

Многие люди, годами используя Microsoft Excel, даже не подозревают о возможностях программы, упрощающих работу с таблицами. В этой статье мы рассмотрим несколько особо примечательных функций:

Когда вы подготавливаете каталог товаров с ценами, было бы неплохо побеспокоиться об удобстве его использования. Большое количество позиций на одном листе вынуждает использовать поиск, но что, если пользователь только делает выбор и не имеет представления о наименовании? В Интернет-каталогах проблема решается созданием групп товаров. Так почему бы и в книге Excel не сделать так же?

Организовать группировку достаточно просто. Выделите несколько строк и нажмите кнопку Группировать на вкладке Данные (см. рис. 1).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 1 – Кнопка группировки

Затем укажите тип группировки – по строкам (см. рис. 2).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 2 – Выбор типа группировки

В итоге мы получаем… не то, что нам нужно. Строки товаров объединились в группу, указанную под ними (см. рис. 3). В каталогах обычно сначала идёт заголовок, а потом содержимое.



Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Это отнюдь не ошибка программы. Видимо, разработчики посчитали, что группировкой строк занимаются в основном составители финансовой отчётности, где итоговый результат выводится в конце блока.

Чтобы группировать строки вверх нужно изменить одну настройку. На вкладке Данные нажмите на маленькую стрелочку в нижнем правом углу раздела Структура (см. рис. 4).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 4 – Кнопка, отвечающая за вывод окна настроек структуры

В открывшемся окне настроек снимите флажок с пункта Итоги в строках под данными (см. рис. 5) и нажмите кнопку ОК.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 5 – Окно настроек структуры

Все группы, которые вы успели создать, автоматически изменятся на верхний тип. Разумеется, установленный параметр повлияет и на дальнейшее поведение программы. Однако снимать этот флажок вам придётся для каждого нового листа и каждой новой книги Excel, т.к. разработчики не предусмотрели глобальной установки типа группировки. Точно также нельзя использовать различные типы групп в пределах одной страницы.



После того, как вы распределили товары по категориям, можно собрать категории в более крупные разделы. Всего предусмотрено до девяти уровней группировки.

Неудобство при использовании данной функции заключается в необходимости нажимать кнопку ОК во всплывающем окошке, а собрать несвязанные диапазоны за один подход не удастся.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 6 – Многоуровневая структура каталога в Excel

Теперь вы сможете раскрывать и закрывать части каталога, щёлкая по плюсам и минусам в левой колонке (см. рис. 6). Чтобы развернуть весь уровень, нажмите на одну из цифр в верхней части.

Чтобы вывести строки на более высокий уровень иерархии, воспользуйтесь кнопкой Разгруппировать вкладки Данные. Полностью избавиться от группировки можно при помощи пункта меню Удалить структуру (см. рис. 7). Будьте внимательны, отменить действие невозможно!

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 7 – Снимаем группировку строк

Достаточно часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость закрепить некоторые области листа. Там могут располагаться, например, заголовки строк / столбцов, логотип компании или другая информация.

Если вы закрепляете первую строку или первый столбец, то всё очень просто. Откройте вкладку Вид и в раскрывающемся меню Закрепить области выберите соответственно пункты Закрепить верхнюю строку или Закрепить первый столбец (см. рис. 8). Однако одновременно и строку, и столбец таким образом заморозить не удастся.



Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 8 – Закрепляем строку или столбец

Чтобы снять закрепление, выберите в том же меню пункт Снять закрепление областей (пункт заменяет собой строку Закрепить области, если на странице применена заморозка).

А вот закрепление нескольких строк или области из строк и столбцов осуществляется не так прозрачно. Вы выделяете три строки, щёлкаете по пункту Закрепить области, и… Excel замораживает только две. Почему так? Возможен ещё более плохой вариант, когда области закрепляются непредсказуемым образом (например, вы выделяете две строки, а программа ставит границы после пятнадцатой). Но не будем списывать это на недосмотр разработчиков, потому что единственный правильный вариант использования данной функции выглядит по-другому.

Вам нужно щёлкнуть мышью по ячейке ниже строк, которые вы хотите закрепить, и, соответственно, правее закрепляемых столбцов, а уже потом выбрать пункт Закрепить области. Пример: на рисунке 9 выделена ячейка B 4. Значит, закрепляться будут три строки и первый столбец, которые останутся на своих местах при прокрутке листа как по горизонтали, так и по вертикали.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 9 – Закрепляем область из строк и столбцов

Вы можете применить фоновую заливку для закреплённых областей, чтобы указать пользователю на особенное поведение данных ячеек.

Представьте такую ситуацию: вы несколько часов работали над набором таблицы в Excel и вдруг поняли, что неверно спроектировали структуру – заголовки столбцов следовало бы расписать по строкам или строки по столбцам (это не имеет значения). Набирать всё вручную заново? Ни за что! В Excel предусмотрена функция, позволяющая осуществить поворот листа на 90 градусов, переместив таким образом содержимое строк в столбцы.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 10 – Исходная таблица

Итак, мы имеем некоторую таблицу, которую нужно повернуть (см. рис. 10).

  1. Выделяем ячейки с данными. Выделяются именно ячейки, а не строки и столбцы, иначе ничего не получится.
  2. Копируем их в буфер обмена сочетанием клавиш ltCtrl + Cgt или любым другим способом.
  3. Переходим к пустому листу или свободному пространству текущего листа. Важное замечание: вставлять поверх текущих данных нельзя!
  4. Вставляем данные комбинацией клавиш ltCtrl + Vgt и в меню параметров вставки выбираем вариант Транспонировать (см. рис. 11). Как вариант, вы можете использовать меню Вставить со вкладки Главная (см. рис. 12).


Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 11 – Вставка с транспонированием

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 12 – Транспонирование из главного меню

Вот и всё, поворот таблицы выполнен (см. рис. 13). При этом форматирование сохраняется, а формулы изменяются в соответствии с новым положением ячеек – никакой рутинной работы не потребуется.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 13 – Результат после поворота

Иногда возникает ситуация, когда вы не можете найти нужную формулу среди большого количества ячеек, либо просто не знаете, что и где следует искать. В этом случае вам пригодится возможность вывести на лист не результат вычислений, а исходные формулы.

Нажмите кнопку Показать формулы на вкладке Формулы (см. рис. 14), чтобы изменить представление данных на листе (см. рис. 15).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 15 – Теперь на листе видны формулы, а не результаты расчёта

Если вам трудно сориентироваться по адресам ячеек, отображаемым в строке формул, нажмите кнопку Влияющие ячейки со вкладки Формулы (см. рис. 14). Зависимости будут показаны стрелками (см. рис. 16). Для использования этой функции сначала следует выделить одну ячейку.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 16 – Зависимости ячейки показаны стрелками

Скрываются зависимости нажатием кнопки Убрать стрелки.

Достаточно часто в книгах Excel встречаются длинные надписи, не помещающиеся в ячейку по ширине (см. рис. 17). Можно, конечно, раздвинуть столбец, но не всегда этот вариант приемлем.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 17 – Надписи не помещаются в ячейки

Выделите ячейки с длинными надписями и нажмите кнопку Перенос текста на Главной вкладке (см. рис. 18), чтобы перейти к многострочному отображению (см. рис. 19).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 19 – Многострочное отображение текста

Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст в ячейках нужно было разместить не по горизонтали, а по вертикали. Например, чтобы подписать группу строк или узкие столбцы. В Excel 2010 имеются средства, позволяющие повернуть текст в ячейках.

В зависимости от своих предпочтений вы можете пойти двумя путями:

  1. Сначала создать надпись, а потом её повернуть.
  2. Настроить поворот надписи в ячейке, а потом ввести текст.

Варианты различаются незначительно, поэтому рассмотрим только один из них. Для начала я объединил шесть строк в одну при помощи кнопки Объединить и поместить в центре на Главной вкладке (см. рис. 20) и ввёл обобщающую надпись (см. рис. 21).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 20 – Кнопка объединения ячеек

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 21 – Сначала создаём горизонтальную подпись

Далее опять же на Главной вкладке щёлкаем по кнопке направления текста и в раскрывающемся списке выбираем пункт Повернуть текст вверх (см. рис. 22).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 22 – Кнопка поворота текста

Можно дополнительно уменьшить ширину столбца (см. рис. 23). Готово!

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 23 – Вертикальный текст ячейки

Если есть такое желание, угол поворота текста вы можете задать вручную. В том же списке (см. рис. 22) выберите пункт Формат выравнивания ячейки и в открывшемся окошке задайте произвольный угол и выравнивание (см. рис. 24).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 24 – Задаём произвольный угол поворота текста

Возможности условного форматирования появились в Excel уже давно, но к версии были значительно усовершенствованы. Возможно, вам даже не придётся разбираться в тонкостях создания правил, т.к. разработчики предусмотрели множество заготовок. Давайте посмотрим, как пользоваться условным форматированием в Excel 2010.

Первое, что нужно сделать – выделить ячейки. Далее, на Главной вкладке нажмите кнопку Условное форматирование и выберите одну из заготовок (см. рис. 25). Результат будет отображаться на листе сразу, поэтому вам не придётся долго перебирать варианты.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами



Рисунок 25 – Выбираем заготовку условного форматирования

Гистограммы выглядят достаточно интересно и хорошо отражают суть информации о цене – чем она выше, тем длиннее отрезок.

Цветовые шкалы и наборы значков можно использовать для индикации различных состояний, например, переходы от критических затрат к допустимым (см. рис. 26).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 26 – Цветовая шкала от красного к зелёному с промежуточным жёлтым

Вы можете комбинировать гистограммы, шкалы и значки в одном диапазоне ячеек. Например, гистограммы и значки на рисунке 27 показывают допустимую и чрезмерно низкую производительность устройств.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 27 – Гистограмма и набор значков отражают производительность некоторых условных устройств

Чтобы удалить условное форматирование ячеек, выделите их и в меню условного форматирования выберите пункт Удалить правила из выделенных ячеек (см. рис. 28).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 28 – Удаляем правила условного форматирования

Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи.



Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию в большой таблице и представлять её в компактном виде. Например, из длинного списка книг можно выбрать произведения Гоголя, а из прайс-листа компьютерного магазина – процессоры Intel.

Как и большинство других операций, фильтр требует выделения ячеек. Однако выделять всю таблицу с данными не потребуется, достаточно отметить строки над нужными столбцами данных. Это значительно увеличивает удобство от использования фильтров.

После того, как ячейки выделены, на вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите пункт Фильтр (см. рис. 29).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 29 – Создаём фильтры

Теперь ячейки преобразятся в раскрывающиеся списки, где вы можете задать параметры выборки. Например, мы ищем все упоминания про Intel в столбце Наименование товара. Для этого выбираем текстовый фильтр Содержит (см. рис. 30).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 30 – Создаём текстовый фильтр

Далее, вписываем искомое слово в соответствующее поле открывшегося окна (см. рис. 31) и нажимаем кнопку ОК. В таблице будут показаны только те строки, в которых содержится нужная нам информация.



Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 31 – Создаём фильтр по слову

Впрочем, гораздо быстрее добиться того же эффекта, вписав слово в поле Поиск контекстного меню, показанного на рисунке 30. Зачем тогда вызывать дополнительное окно? Оно пригодится в том случае, если вы хотите указать несколько условий выборки или выбрать другие параметры фильтрации (не содержит, начинается с…, заканчивается на…).

Для числовых данных доступны другие параметры (см. рис. 32). Например, можно выбрать 10 наибольших или 7 наименьших значений (количество настраивается).

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 32 – Числовые фильтры

Фильтры Excel предоставляют достаточно богатые возможности, сравнимые с выборкой запросом SELECT в системах управления базами данных (СУБД).

Информационные кривые (инфокривые) – нововведение в Excel 2010. Эта функция позволяет отобразить динамику изменения числовых параметров прямо в ячейке, не прибегая к построению диаграммы. Изменения в числах будут сразу же показаны на микрографике.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 33 – Инфокривая Excel 2010



Чтобы создать инфокривую, нажмите на одну из кнопок в блоке Инфокривые на вкладке Вставка (см. рис. 34), а затем задайте диапазон ячеек для построения.

Хитрости Excel 2010, упрощающие работу с таблицами

Рисунок 34 – Вставка инфокривой

Как и диаграммы, информационные кривые имеют множество параметров для настройки. Более подробное руководство по использованию данного функционала описано в статье Инфокривые и новые возможности условного форматирования в Excel 2010.

В статье были рассмотрены некоторые полезные возможности Excel 2010, ускоряющие работу, улучшающие внешний вид таблиц или удобство использования. При этом не имеет значения, создаёте ли вы файл сами или используете чужой – в Excel 2010 найдутся функции для всех пользователей.

Статья опубликована в рамках конкурса Microsoft Office 2010 ndash эффективное воплощение ваших идей.

О admin

x

Check Also

Что означает надпись Lo на табло на весах tefal pp 1110?

Что означает надпись Lo на табло на весах tefal pp 1110? Не только на табло весов Тефаль можно увидеть надпись LO. У меня весы фирмы Зелмер и тоже вижу такую надпись, когда батарейку нужно заменить.

Почему электронные весы показывают разный вес?

Почему электронные весы показывают разные значения При покупке напольных весов мы ставим на первое место максимальную точность взвешивания. Но нередко приходится сталкиваться с проблемой, когда в разных частях комнаты электронные весы показывают разный вес.

Как зайти в безопасный режим в Windows7

Как зайти в безопасный режим в Windows7 Безопасный режим (Safe Mode) – это диагностический режим, в котором по умолчанию отключены все лишние компоненты Windows и драйвера, зачастую используется для выявление и устранения ошибок и в системе.

10 способов удаления царапин с экрана iPhone в домашних условиях

Новости Помните тот прекрасный момент, когда в вашей жизни появился iPhone? Новенький, сверкающий гаджет был настолько прекрасен, что в первые минуты вас не беспокоил ни вопрос цены этого удовольствия, ни проблемы, с которыми предстояло встретиться в процессе эксплуатации.

Как устранить царапину на ЖК дисплее

Как устранить царапину на ЖК дисплее Невозможно полностью удалить царапину с жидкокристаллического дисплея (ЖК-дисплея), но можно попробовать замаскировать ее с помощью специального защитного покрытия.

Как убрать царапины с обуви, ServiceYard-уют вашего дома в Ваших руках

Как убрать царапины с обуви? Каждый человек любит носить красивую, модную, качественную обувь, но дороги, по которым мы ходим в новых сверкающих туфлях не идеальны, и поэтому, со временем на нашей любимой обувке появляются некрасивые, не эстетичные царапинки.

Способы исправить царапины на LCD экранах, Компьютерные услуги в Могилеве

Как убрать царапины на LCD ЖК — экраны теперь присутствует почти во всех домах, будь то телевизоры или мониторы компьютеров. Царапины являются наиболее распространенными проблемами, которые почти неизбежны после длительного периода использования.

Comodo блокирует сайты

Comodo блокирует сайты. Как отключить его? Давненько устанавливал Комодо и после удалил же. Не так давно начали появляться сообщения о блокировке сайтов: Warning: Unsafe Website Blocked! This website has been blocked temporarily because of the following reason(s): Malware: Site may contain content that is harmful, illegal.

Как деинсталлировать Comodo Internet Security Premium

Как деинсталлировать Comodo Internet Security Premium Чтобы полностью удалить Comodo Internet Security Premium, вам необходимо деинсталлировать следующие программы: COMODO Internet Security (129.00 Мб), COMODO GeekBuddy (18.67 Мб) и Comodo Dragon (70.80 Мб). Прочтите нашу статью, чтобы узнать, как это сделать.

Как изменить размер шрифта

Как изменить размер шрифта Если Вам приходится часто присматриваться и щуриться, чтобы что-то прочитать на компьютере, имеет смысл попробовать изменить размер букв.

Как подключить беспроводной маршрутизатор Wi-Fi

Как установить, подключить беспроводной маршрутизатор Wi-Fi Как правильно установить и подключить беспроводной маршрутизатор Wi-Fi сегодня все чаще интересуются люди, желающие получить свободу действий и ощутить удобную и независимую от проводов работу за компьютером.

Как обрезать песню на Андроиде чтобы создать рингтон

Как обрезать песню на Андроиде #8212 создаём свои рингтоны на планшете и смартфоне Сегодня нет никаких проблем скачать из интернета музыкальные файлы различных форматов на ПК или мобильное устройство, в том числе короткие треки, так называемые рингтоны.

Как поменять обои

Меняем обои на Android планшете Июль 9, 2014 | комментариев: 14 Добрый день. Сегодня в этой статье мы рассмотрим как установить или изменить обои на Android планшете.

Подключение двух компьютеров к одному монитору, F1-IT

Что такое KVM-переключатель? Схема его подключения Привет! Сегодня предлагаю разобрать интересную и полезную тему. Её я затронул не случайно, а в связи с тем, что занимаюсь сборкой домашнего сервера.

Как закрепить строку в excel, столбец и область

Как закрепить строку в excel, столбец и область Один из наиболее частых вопросов пользователей, которые начинают работу в Excel и особенно когда начинается работа с большими таблицами #8212 это как закрепить строку в excel при прокрутке, как закрепить столбец и чем отличается закрепление области от строк и столбцов.

Как зафиксировать ссылку в Excel?

Как зафиксировать ссылку в Excel? Очень важно знать для быстрого расчета прогноза в MS Excel — Как в формуле зафиксировать ссылку на ячейку или диапазон? Это необходимо для того, чтобы, когда вы протягивали формулу, ссылка на ячейку не смещалась.

Как закрепить строку в Excel при прокрутке, закрепить столбец, область

Как зафиксировать строку или столбец в программе Excel при прокрутке При работе с обширными объемами табличных данных в программе Excel из соображений удобства бывает необходимо зафиксировать определенный участок таблицы – шапку или данные, которые должны постоянно располагаться перед глазами, как бы далеко таблица ни прокручивалась.

Как зафиксировать строку или столбец в excel при прокрутке или закрепить неподвижной некоторую область таблицы

Как закрепить строку в excel при прокрутке Если вам очень часто приходится иметь дело с файлами, которые могут быть открыты и прочитаны с помощью программы Excel, и эти файлы содержат в себе данные в огромном количестве, то вам, скорее всего, бывает неудобно каждый раз возвращаться назад к шапке таблицы из-за того, что вы забываете, в каком столбце какие данные расположены.

Как в excel закрепить (зафиксировать) ячейку в формуле, SirExcel

Как в excel закрепить (зафиксировать) ячейку в формуле Очень часто в Excel требуется закрепить (зафиксировать) определенную ячейку в формуле. По умолчанию, ячейки автоматически протягиваются и изменяются.

Как закрепить строку, столбец или область в Excel

Как закрепить строку, столбец или область в Excel Работу в табличном редакторе Microsoft Excel можно сделать удобней, если пользоваться закреплением строк и столбцов таблицы.

Microsoft Excel

Microsoft Excel. Как в Экселе закрепить строку? Как закрепить строку в Microsoft Excel? Сначала надо выделите строку над которой будет находиться зафиксированная область.

Закрепление областей окна для блокировки строк и столбцов

Закрепление областей окна для блокировки строк и столбцов Чтобы определенная область листа оставалась видимой при прокрутке к другой его области, перейдите на вкладку Вид и выберите команду Закрепить области, чтобы закрепить на месте определенные строки и столбцы, или команду Разделить области, чтобы создать отдельные окна в одном листе.

Как закрепить строку и столбец в Excel при прокрутке

Как закрепить строку и столбец в Excel при прокрутке При работе с большим объемом данных в Excel мы часто часто сталкиваемся с ситуацией, когда прокручивая длинные списки мы теряемся и забываем какая из колонок с данными к какому критерию относится.

Как восстановить ярлык на рабочем столе

Как восстановить ярлык на рабочем столе После запуска системы, пропали значки с рабочего стола Windows 7, 8, довольна частая ситуация. В зависимости от ситуации ярлыки исчезают частично или полностью.